Phần mềm trạm cân cho kho lúa, vựa phế liệu, đại lý: chọn thế nào cho đúng?
Lắp cân rồi mới thấy cái khó nằm ở khâu sau: ghi số, tính tiền, tính tồn. Một phần mềm trạm cân tốt giúp trạm cân chạy nhanh, số liệu minh bạch. Chọn sai thì nhân viên ngại dùng, cuối cùng lại quay về sổ tay.
6 tiêu chí chọn phần mềm trạm cân
1. Nối được với đầu cân đang có
Đa số đầu cân điện tử có cổng RS232; nhiều loại có thêm mô-đun Bluetooth. Phần mềm phải nhận được số từ đầu cân của mình, có chỗ chỉnh tốc độ truyền và kiểu chuỗi số, chứ không bắt mua cân mới.
2. Dễ dùng cho người cân
Người đứng trạm cân cần số to, nút lớn, bấm một chạm là lưu. Màn hình rối rắm nhiều ô nhập thì sẽ bị bỏ dở.
3. Phân biệt hàng vào và hàng ra
Trạm cân của kho vừa thu mua vừa xuất bán. Phần mềm phải tách rõ Đầu vào và Đầu ra để tính tồn kho đúng.
4. Xem được từ xa, nhiều người cùng dùng
Phần mềm chạy trên web cho phép chủ xem số liệu ở bất cứ đâu, nhân viên ở nhiều điểm cân cùng ghi vào một sổ. Phần mềm cài trên một máy tính thì hỏng máy là mất dữ liệu.
5. Báo cáo và xuất file
Cần có báo cáo theo ngày, theo mặt hàng, theo khách, xuất Excel hoặc PDF để đối soát. Phiếu cân in được khổ A4, A5.
6. Chi phí rõ ràng
Nên chọn gói thuê theo tháng hoặc năm, có dùng thử trước. Phần mềm quản lý dữ liệu cân điện tử của Hoàng Gia giá 499.000đ/tháng hoặc 5.468.000đ/năm, không phí cài đặt, dùng thử 30 ngày miễn phí.
Sai lầm hay gặp khi chọn phần mềm trạm cân
- Chọn phần mềm quá nhiều chức năng: kế toán, bán hàng, công nợ… nhân viên học không nổi, dùng được 10% chức năng.
- Không thử với cân thật: mua xong mới biết không đọc được số từ đầu cân của mình.
- Dữ liệu chỉ nằm trên một máy: không có sao lưu, máy hỏng là mất sổ.
Phần mềm phù hợp với từng loại trạm cân
- Kho lúa, nông sản: cân bao, cân xe nhiều lượt; cần trừ bì, phiếu cân có đơn giá cho từng nông dân.
- Vựa phế liệu: nhiều mặt hàng (sắt, nhôm, giấy, nhựa), cần báo cáo tồn từng loại.
- Đại lý thức ăn, phân bón: nhập theo xe, xuất lẻ; cần biết tồn kho mỗi ngày để đặt hàng.
Muốn xem phần mềm chạy thật với cân, xem Hướng dẫn sử dụng hoặc đăng ký dùng thử 30 ngày để thử ngay với cân của mình.
