Quản lý tồn kho theo khối lượng: cách tính tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối mỗi ngày
Với hàng bán theo ký như lúa, cám, phân bón, phế liệu, đếm số bao không nói lên được kho còn bao nhiêu. Cách chính xác là quản lý tồn kho theo khối lượng: mọi lần nhập, xuất đều qua cân và cộng trừ theo ký.
Công thức tồn kho theo khối lượng
Tồn cuối ngày = Tồn đầu ngày + Tổng nhập trong ngày − Tổng xuất trong ngày
Tồn cuối ngày hôm nay chính là tồn đầu ngày hôm sau. Ngày đầu tiên dùng phần mềm, chỉ cần nhập tồn đầu của từng mặt hàng (cân hoặc ước lượng số đang có trong kho).
Ví dụ thực tế ở một kho lúa
- Tồn đầu ngày: lúa OM 5451 còn 12.000 kg.
- Trong ngày thu mua 8 xe, tổng nhập 15.400 kg.
- Xuất cho nhà máy 2 xe, tổng xuất 18.200 kg.
- Tồn cuối ngày: 12.000 + 15.400 − 18.200 = 9.200 kg.
Làm bằng sổ tay thì phải cộng 10 dòng, trừ, rồi chép sang trang hôm sau, chỉ cần sót một xe là lệch cả tháng.
Vì sao tồn sổ sách hay lệch với tồn thật?
- Ghi sót lần cân lúc đông khách.
- Không trừ bì hoặc trừ bì không đều tay.
- Hao hụt tự nhiên: hàng khô dần, rơi vãi. Nên kiểm kê định kỳ để biết mức hao hụt bình thường.
- Ghi nhầm mặt hàng giữa các loại gần giống nhau.
Làm tự động bằng phần mềm cân
Khi mọi lần cân đều đi qua phần mềm, tồn kho được tính tự động, không ai phải cộng:
- Mỗi lần cân chọn Đầu vào hoặc Đầu ra và mặt hàng, phần mềm tự trừ bì.
- Trang Báo cáo hiện tồn đầu, vào, ra, tồn cuối từng mặt hàng theo ngày bất kỳ.
- Xem theo khách hàng để biết khách nào giao nhiều, khách nào lấy nhiều.
- Xuất Excel hoặc PDF để kế toán đối chiếu.
Mẹo: chốt tồn bằng cách kiểm kê vào một ngày cố định mỗi tháng, so với tồn trên phần mềm để biết mức hao hụt và chỉnh tồn đầu cho đúng.
Phần mềm quản lý dữ liệu cân điện tử cho dùng thử miễn phí 30 ngày. Xem cách nhập tồn đầu và xem báo cáo ở Hướng dẫn sử dụng.
